Công chứng văn bản điện tử (online)

Để chứng nhận một văn bản là sao y bản chính của một tài liệu gốc, công chứng viên được qui định phải đối chiếu bản gốc trực tiếp, cung cấp bởi khách hàng. Do đó, việc sao y bản chính bắt buộc phải có sự gặp gỡ trực tiếp giữa khách hàng và công chứng viên.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, công chứng viên có thể được phép tiến hành chứng nhận sao y bản chính một tài liệu trực tuyến (online) nếu bản thân tài liệu đó phải nguồn gốc từ một trang web điện tử (được ban hành/ xuất bản dưới định dạng file điện tử) và chỉ có thể xem trên một trang web tại một địa chỉ internet cụ thể (URL). Điều này có nghĩa là, tài liệu của Quý vị không được phát hành thực tế dưới dạng bản cứng và chỉ được cung cấp ở định dạng điện tử. Quý vị sẽ cần đăng nhập vào trang web cần thiết để hiển thị tài liệu điện tử cho Công chứng viên thông qua cuộc gọi video (chẳng hạn như hóa đơn điện tử, bản sao kê tài khoản ngân hàng hoặc quỹ đầu tư mà chỉ có thể xem được bằng cách đăng nhập bằng tài khoản ngân hàng của Quý vị, chứng chỉ được cấp bởi các Học viện hoặc tổ chức đào tạo chỉ xem được bằng cách sử dụng tài khoản người dung/ học viên ...). Một tài liệu được xuất bản/ cấp hoặc ban hành dưới bản in cứng, sau đó được scan và gửi qua email không đủ điều kiện để chúng tôi chứng thực đó là văn bản sao y.

Tài liệu điện tử thiết lập một quy trình đặc biệt để sao y bản chính. Trước hết, Quý vị cần đặt lịch hẹn với tôi và tôi sẽ gửi cho Quý vị một liên kết (link) để tham gia cuộc gọi video (tôi thường sử dụng Google Meeting hoặc Cisco Webex) trong vòng 5 phút trước lịch hẹn mà Quý vị yêu cầu. Sau khi Quý vị tham gia vào cuộc gọi video này, tôi sẽ yêu cầu Quý vị đăng nhập vào trang web có chứa tài liệu. Trong khi tôi quan sát Quý vị đăng nhập (tất cả các trang web đều không hiển thị password vì lí do bảo mật thông tin nên Quý vị có thể hoàn toàn yên tâm), tôi sẽ ghi chú rằng bản gốc đã được quan sát trực tuyến, nơi tôi có thể nhìn rõ và xác nhận một bản sao tôi được yêu cầu công chứng là bản sao thật của tài liệu trực tuyến này. Bản sao y có công chứng sẽ được tôi đóng dấu và ký tên, sau đó tôi sẽ scan và gửi lại cho Quý vị qua email.

Mặc dù chính phủ Ontario cho phép Công chứng viên được tiến hành công chứng online thông qua các cuộc gọi video, Quý vị vẫn cần lưu ý rằng một số tổ chức hoặc pháp nhân mà Quý vị đang làm việc có thể không chấp nhận công chứng điện tử. Quý vị nên hỏi rõ và kiểm tra trước với họ trước khi yêu cầu dịch vụ công chứng trực tuyến, đặc biệt là khi tài liệu công chứng trực tuyến sẽ được hợp pháp hóa và sử dụng bên ngoài Canada.