Hiểu đúng về dịch vụ chứng thực chữ ký online ở Ontario

Ngày 1 tháng 8 năm 2020, Chính phủ Ontario đã ban hành quy định O.Reg 431/20, về Chứng thực bản khai tuyên thệ và lời cam kết trực tuyến, đưa ra các yêu cầu bắt buộc phải đáp ứng khi thực hiện xác thực tuyên thệ hoặc cam kết thông qua các nền tảng công nghệ. Công chứng online hay công chứng từ xa đều là những thuật ngữ được dùng chung để chỉ việc chứng thực bản khai tuyên thệ hoặc một lời cam kết theo luật định khi được thực hiện thông qua internet và được coi là hợp pháp ở Ontario.

Dựa trên quy định O.Reg 431/20, Chứng viên tuyên thệ (Commissioner) được phép xác nhận bản khai tuyên thệ hoặc lời cam kết thông qua nền tảng kỹ thuật số cho phép họ và người thực hiện cam kết có thể nhìn, nghe và giao tiếp với nhau trong suốt khoảng thời gian tiến hành việc chứng thực (phổ biến nhất là thông qua cuộc gọi video). Tuy nhiên, Chứng viên tuyên thệ không được phép thực hiện xác nhận việc sao y bản chính của một tài liệu gốc. Do đó, không có văn bản sao bản chính nào được phép ký bởi Chứng viên tuyên thệ dù là trực tiếp hay từ xa.

Khác với Chứng viên tuyên thệ thì Công chứng viên, người được bổ nhiệm theo Luật Công chứng Ontario, có toàn quyền của Chứng viên tuyên thệ, do đó hoàn toàn có quyền cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký trên bản khai tuyên thệ trực tuyến nếu họ muốn. Bên cạnh đó, Công chứng viên được trao quyền chứng nhận một văn bản là bản sao y bản chính của tài liệu gốc. Mặc dù vậy, do không có quy định nào theo Luật Công chứng Ontario cho phép công chứng điện tử (online) hoặc từ xa (remote) đối với văn bản sao y. Do đó, việc công chứng văn bản sao y bắt buộc phải thực hiện trực tiếp để Công chứng viên phải có khả năng đối chiếu tài liệu gốc với bản sao để xác nhận rằng bản sao là xác thực và đúng với văn bản gốc. Một tài liệu điện tử (e-document) chỉ được công chứng sao y khi nó không được phát hành trên thực tế và chỉ được cung cấp dưới dạng điện tử.

Khi cung cấp dịch vụ chứng thực tuyên thệ trực tuyến, người tuyên thệ có thể tiến hành ký điện tử vào tài liệu cần tuyên thệ thông qua một nền tảng kỹ thuật số do Công chứng viên sử dụng. Chữ ký điện tử là phương pháp ký phổ biến nhất được sử dụng để vận hành trực tuyến. Dẫu vậy, không phải tất cả mọi bản khai tuyên thệ đều có thể được chứng thực online. Luật Thương mại Điện tử Ontario quy định danh sách những tài liệu có thể được ký điện tử nhưng cũng quy định rằng những tài liệu sau đây không được phép sử dụng chữ ký điện tử:

• Di chúc và phụ lục di chúc (codicil)
• Hợp đồng tín thác (được lập bởi di chúc hoặc phụ lục di chúc)
• Hợp đồng ủy quyền (đối với các văn bản liên quan đến tài sản hoặc chăm sóc cá nhân)
• Công cụ thanh toán (có thể bao gồm séc, kỳ phiếu và hối phiếu)

Xin Quý vị lưu ý rằng mặc dù các tài liệu trên không thể được ký điện tử nhưng vẫn có thể được làm chứng trực tuyến khi người lập di chúc trực tiếp ký sống vào văn bản.

Mặc dù việc chứng thực chữ ký trên bản khai tuyên thệ là hợp pháp ở Ontario nhưng luật pháp không bắt buộc tổ chức hoặc cá nhân phải công nhận chữ ký trên bản khai tuyên thệ khi được công chứng trực tuyến. Cách tốt nhất, khách hàng nên liên hệ với nơi tiếp nhận để biết chắc chắn rằng chữ ký điện được công chứng online có được chấp nhận hay không, đặc biệt khi văn bản của Quý vị được sử dụng bên ngoài Ontario hoặc gửi ra nước ngoài.