Thủ tục ủy quyền chuyển nhượng bất động sản tại Việt Nam

Trong khối tài sản "chìm" của nhiều người Việt đang định cư tại nước ngoài, bất động sản có thể coi là khối tài sản giá trị nhất tại quê hương mà nhiều người sở hữu. Tuy nhiên, việc đi lại, di chuyển trong thời điểm Covid-19 đang bùng phát trên toàn cầu làm cho vấn đề ủy quyền thực hiện các giao dịch chuyển nhượng bất động sản trở thành mối quan tâm lớn nếu không muốn giao dịch bị kéo dài thời gian và thậm chí bị hủy bỏ chỉ vì lí do thủ tục chuyển nhượng không được thực hiện đúng theo trình tự pháp luật.

Trong bài viết này, văn phòng công chứng Giang Lê xin được đăng tải một vài hướng dẫn tổng hợp từ website của Đại sứ quán Việt Nam tại Canada tới Quý vị là bà con Kiều bào đang định cư tại nước ngoài, đặc biệt là tại Canada những thủ tục và trình tự thực hiện việc ủy quyền cho người đại diện của Quý vị thực hiện các giao dịch bất động sản tại quê nhà.

Việc ủy quyền thường xuất phát từ nhu cầu và ý chí tự nguyện của người có quyền sở hữu bất động sản. Ở Việt Nam, do Nhà nước là chủ sở hữu duy nhất về đất đai, nên việc "sở hữu" của người dân thường không có tính "chính danh" mà chỉ được gọi là "quyền sử dụng đất và bất động sản gắn liền trên đất". Trên thực tế, có rất nhiều Quý vị đã từng có thời gian sinh sống gắn bó lâu dài ở quê hương Việt Nam, và đứng tên mình trên nhiều giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc nhà ở trước khi quyết định chuyển đi định cư lâu dài ổn định ở hải ngoại. Chính vì lí do này, khi phát sinh nhu cầu chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà không thể trở về Việt Nam để tự mình thực hiện các thủ tục theo luật định, việc ủy quyền thay mặt Quý vị thực hiện các thủ tục pháp lý thường được trao cho người nhận ủy quyền là người thân trong gia đình hoặc Luật sư.

Thủ tục ủy quyền từ nước ngoài về Việt Nam thường phải trải qua 3 bước cơ bản:

• Bước 1: Công chứng chữ ký của người ủy quyền ở văn phòng công chứng nước ngoài Notarization);
• Bước 2: Xác thực chữ ký và con dấu của Công chứng viên (Authentication);
• Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài - đại sứ quán hoặc lãnh sự quán (Legalization).

Lưu ý: Trường hợp Quý vị không muốn làm Hợp pháp hóa lãnh sự mà muốn xin xác nhận lời chứng từ Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Canada, Quý vị cần phải ký trước mặt nhân viên lãnh sự của sứ quán trên văn bản ủy quyền. Lúc này nhân viên lãnh sự sẽ đóng vai trò tương tự như Công chứng viên Việt Nam tại nước ngoài, họ sẽ xác thực chữ ký và nội dung văn bản ủy quyền của Quý vị. Văn bản có lời chứng của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Canada khi về Việt Nam có thể sử dụng luôn mà không cần phải làm thủ tục hợp pháp hóa nữa (bỏ qua bước 2 và bước 3 do văn bản không có con dấu và chữ ký của công chứng viên nước ngoài).

Bước 1: Công chứng chữ ký của người ủy quyền

Một hợp đồng ủy quyền có thể được soạn bởi một hãng luật/ văn phòng công chứng hoặc do chính Quý vị thực hiện, tuy nhiên phải đảm bảo được các điều khoản cần thiết cho mục đích ủy quyền. Khi thể hiện ý chí tự nguyện của mình trên hợp đồng ủy quyền, Quý vị cần phải ký vào Hợp đồng ủy quyền trước mặt Công chứng viên, vì họ sẽ yêu cầu Quý vị phải tuyên thệ trước khi ký. Sai lầm phổ biến nhất mà chúng tôi thường gặp ở các khách hàng là Quý vị thường đến gặp Công chứng viên, mang theo các văn bản/ tài liệu đã được ký sẵn, điều này khiến chữ ký trên văn bản không có giá trị xác thực bởi không được chứng kiến bởi Công chứng viên, do đó họ có quyền nghi ngờ rằng chữ ký đó không phải của Quý vị. Cách tốt nhất là Quý vị nên mang một văn bản ở dạng soạn thảo tới, đợi cho đến khi Công chứng viên cho Quý vị biết rằng khi nào Quý vị có thể ký trước mặt họ.

Bước 2: Xác thực chữ ký và con dấu của Công chứng viên

Việc một công chứng viên ký xác nhận và dán tem công chứng lên văn bản của Quý vị thể hiện thẩm quyền của họ trong việc xác thực tính pháp lý của một chữ ký, văn bản hoặc hành động pháp lý (tuyên thệ, cam đoan trước pháp luật). Khi văn bản có chữ ký của Công chứng viên được sử dụng ở một nước khác không phải là quốc gia mà họ được cấp giấy phép thì con dấu và chữ ký của họ trên văn bản của Quý vị phải được xác thực bởi Bộ ngoại giao của nước sở tại. Điều này có thể khiến Quý vị cảm thấy mất thêm thời gian nhưng là vô cùng quan trọng và cần thiết, bởi mỗi Công chứng viên khi hành nghề đều phái đăng ký chữ ký và mẫu dấu của họ tại Bộ Tư pháp nơi cấp giấy phép hành nghề cho Công chứng viên. Việc xác nhận chữ ký và công chứng viên là sự đảm bảo quan trọng rằng chữ ký và con dấu đó không bị giả mạo và được công nhận về giá trị pháp lý.

Yêu cầu xác nhận chữ ký và mẫu dấu của Công chứng viên sẽ được gửi tới Bộ Ngoại giao của nước sở tại hoặc cơ quan đại diện ngoại giao của Canada tại nước ngoài (Đại sứ quán hoặc lãnh sự quán). Đối với một số tỉnh bang, có thể yêu cầu dịch vụ xác thực tại cơ quan hành chính công tỉnh bang đó. Ở Canada, Bộ Ngoại giao Canada không thu phí đối với các yêu cầu xác thực, tuy nhiên thời gian xử lý hồ sơ tạm tính khá lâu (kể từ ngày 01 Tháng 08 năm 2023, thời gian xử lý hồ sơ được quy định là 45 ngày làm việc, nếu gửi qua bưu điện phải cộng thêm 5 ngày).

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài

Đây là bước cuối cùng để hoàn tất công việc ủy quyền. Đại sứ quán Việt Nam sẽ đóng dấu và xác nhận rằng văn bản của Quý vị đã được hợp pháp hóa lãnh sự (hay được hiểu là đã được công chứng và tiếp nhận để sử dụng tại Việt Nam). Hợp pháp hoá lãnh sự được thực hiện trên cơ sở các nguyên tắc và quy phạm, quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật quốc gia (ví dụ: Điều 26 Pháp lệnh lãnh sự ngày 21.02.1992 của Việt Nam) và các điều ước quốc tế (ví dụ: khoản 2 Điều 3 Công ước Viên năm 1961 về quan hệ ngoại giao; Điều 5 Công ước Viên năm 1963 về quan hệ lãnh sự). Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc hợp pháp hoá lãnh sự không được áp dụng đối với các loại giấy tờ, tài liệu có nội dung trái với những nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam.

Một số LƯU Ý QUAN TRỌNG khi làm Hợp đồng ủy quyền:

• Hợp đồng ủy quyền cần phải được soạn thảo bằng văn bản tiếng Việt và kèm theo 01 văn bản được dịch ra tiếng nước ngoài;
• Ngoài Hợp đồng ủy quyền, Quý vị phải công chứng cả các giấy tờ có liên quan đến nội dung ủy quyền, bao gồm Bản sao giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu, Thẻ Công dân, Bằng lái xe…), Bản sao giấy tờ chứng nhận Quyền sở hữu tài sản, bất động sản liên quan đến nội dung ủy quyền, Bản sao giấy tờ đăng ký kết hôn và Thỏa thuận phân chia tài sản trong hôn nhân (nếu có), và quan trọng là lập riêng một Giấy ủy quyền khác để Người nhận ủy quyền tiến hành làm thủ tục xin xác nhận tình trạng hôn nhân ở thời điểm phát sinh quyền sử dụng đất/nhà ở tại chính quyền địa phương;
• Hồ sơ ủy quyền (gồm Hợp đồng ủy quyền và các giấy tờ có liên quan nói trên) phải được lập ít nhất làm 03 bộ (01 bản gốc được sử dụng làm thủ tục chuyển nhượng bất động sản, 01 bản lưu tại Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài khi làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và 01 bộ gốc lưu tại văn phòng công chứng trong nước).

Thủ tục thụ ủy (nhận ủy quyền) tại Việt Nam

Giống như mọi giao dịch dân sự khác, việc trao và nhận ủy quyền phải được sự đồng thuận từ cả hai phía - bên trao và bên nhận. Điều này có nghĩa là Hợp đồng ủy quyền của Quý vị sẽ không thể hoàn tất nếu bên nhận ủy quyền tại Việt Nam không tiến hành thụ ủy để xác lập sự đồng ý nhận ủy quyền của họ ở văn phòng công chứng địa phương.

Thông thường, vấn đề thụ ủy sẽ không bắt buộc nếu hai bên của Hợp đồng ủy quyền cùng tiến hành ký vào Hợp đồng trước mặt Công chứng viên ở cùng một thời điểm, bởi việc cùng ký vào văn bản ở cùng thời điểm trước mặt Công chứng viên đã đủ thể hiện sự đồng thuận của cả hai bên, sau khi được yêu cầu tuyên thệ. Tuy nhiên, do Hợp đồng ủy quyền mà Quý vị lập được phân tách bởi thời điểm ký khác nhau, người ủy quyền ký trước và người nhận ủy quyền ký sau khi văn bản được gửi về Việt Nam nên việc thụ ủy là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý cho Hợp đồng ủy quyền.

Người đại diện cho Quý vị sau khi nhận được hồ sơ ủy quyền đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ tới văn phòng công chứng địa phương ở Việt Nam để làm thủ tục thụ ủy. Thủ tục thụ ủy do văn phòng công chứng tại Việt Nam hướng dẫn và thu lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính. Thông tư 111/2017/TT-BTC quy định phí công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia, tách, nhập, đổi, góp vốn bằng quyền sử dụng đất sẽ được tính trên giá trị quyền sử dụng đất.

Ở Canada, Chính phủ bang Ontario công bố dự thảo luật Bill 170 được thông qua ngày 12 tháng 05 năm 2020, sửa đổi Luật Công chứng với thay đổi quan trọng cho phép Công chứng viên được bổ nhiệm có thể tiến hành việc công chứng thông qua các công cụ trực tuyến (các cuộc gọi video call là một ví dụ). Bên cạnh đó, Luật Chữ ký điện tử cũng cho phép việc ký hồ sơ qua Internet được chấp nhận. Cả hai Luật này tạo nên thay đổi đáng kể, cho phép người ủy quyền và người nhận ủy quyền có thể tiến hành ký Hợp đồng trước mặt Công chứng viên ở cùng một thời điểm thông qua cuộc gọi Video. Tuy nhiên việc chữ ký điện tử trên văn bản này dù được chấp nhận ở Canada nhưng có được chấp thuận ở văn phòng công chứng ở Việt Nam hay không lại tùy thuộc khá nhiều vào quan điểm của từng văn phòng công chứng cũng như độ thận trọng của họ. Vì vậy để tránh việc Hợp đồng ủy quyền về đến Việt Nam bị từ chối, mất thời gian chờ đợi, tiền bạc và công sức làm giấy tờ, Quý vị cần tìm hiểu kỹ với văn phòng công chứng ở Việt Nam trước khi lập Hợp đồng ủy quyền.

Công ty Cổ phần Tư vấn nhập cư Ways to Canada (đối tác liên kết của văn phòng Công chứng Giang Lê ở Ottawa) cung cấp dịch vụ trọn gói, bao gồm:

• Soạn thảo hợp đồng ủy quyền (được thực hiện bởi văn phòng công chứng ở Việt Nam)
• Chứng thực chữ ký, xin hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Lời chứng sứ quán tại Canada và gửi hồ sơ trực tiếp về Việt Nam cho người nhận do Quý vị chỉ định (thực hiện bởi văn phòng công chứng Giang Lê ở Ottawa).
• Nhận ủy quyền và đại diện cho Quý vị thực hiện các giao dịch bất động sản (bên bán hoặc/và bên mua), thực hiện bởi Luật sư tại Việt Nam.
• Hỗ trợ làm thủ tục thụ ủy tại phòng Công chứng, ký kết hợp đồng đặt cọc, hoàn tất việc chuyển nhượng bất động sản tại phòng Công chứng liên kết của chúng tôi tại Hà Nội, Sài Gòn hoặc Hải Phòng, tùy thuộc vào nơi Quý vị đang có giao dịch bất động sản.

Với dịch vụ trọn gói này, Quý vị không chỉ tiết kiệm được chi phí đi lại, thời gian chờ đợi và chuẩn bị hồ sơ. Hồ sơ sau khi có kết quả sẽ được chúng tôi gửi chuyển phát về tận nhà cho Quý vị hoặc chuyển trực tiếp về văn phòng của Ways to Canada tại Việt Nam. Xin vui lòng nêu rõ yêu cầu dịch vụ chuyển phát phù hợp (gửi thường, gửi nhanh, gửi bảo đảm có ký nhận). Mọi thông tin chi tiết về phí dịch vụ trọn gói, Quý vị liên hệ với Văn phòng Công chứng Giang Lê hoặc Công ty Ways to Canada qua số điện thoại 0941280956 hoặc email info@canadafile.vn