Chứng thực văn bản sao y

Chứng thực văn bản, tài liệu là việc xác thực một văn bản sao y (văn bản được sao chép từ tài liệu gốc ra thành nhiều bản khác nhau) có nội dung đầy đủ, chính xác và giống hệt với văn bản gốc. Những giấy tờ thường cần sao y bản chính là giấy tờ quan trọng và chỉ có thể có một bản chính như giấy khai sinh, hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, hộ chiếu, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc các hợp đồng, văn bản quan trọng của các công ty, doanh nghiệp…

Đối với những Quý vị được yêu cầu cung cấp văn bản sao y để sử dụng tại Việt Nam, khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao như sau: "Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.…”. Như vậy, trong việc thực hiện các thủ tục pháp lý tại cơ quan có thẩm quyền của nhà nước, bản sao được chứng thực có giá trị thay thế cho bản gốc.

Pháp luật Việt Nam hiện nay không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao hợp lệ. Như vậy, có thể hiểu rằng thời hạn của bản sao hợp lệ là vô thời hạn. Điều này nảy sinh nhiều bất cập trên thực tế. Vì có nhiều khi các thông tin trên bản chính đã có sự thay đổi hoặc bản chính đã không còn giá trị pháp lý nhưng bản sao vẫn đang được sử dụng. Để khắc phục tình trạng này, nhiều cơ quan, đơn vị khi tiếp nhận giấy tờ là bản sao được chứng thực thường tự đặt ra quy định là bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày được chứng thực. Điều này là không đúng với quy định của pháp luật tuy nhiên đây lại là một giải pháp được nhiều cơ quan, đơn vị áp dụng để hạn chế tình trạng dùng giấy tờ giả.

Tương tự như vậy, ở Canada, văn bản được chứng thực sao y bản chính thường chỉ được yêu cầu có giá trị trong vòng 6 tháng gần nhất. Ví dụ, khi chứng minh kinh nghiệm lái xe để đăng ký thi bằng lái ở Ontario, Bộ Giao thông vận tải Ontario yêu cầu Quý vị xuất trình bằng lái xe gốc cấp bởi chính phủ nước ngoài, đồng thời cung cấp văn bản sao y được dịch thuật và công chứng sang tiếng Anh có giá trị trong vòng 6 tháng.

Vì vậy, khi Quý vị đang cần cung cấp một văn bản sao y, hãy kiểm tra rõ quy định về thủ tục và công chứng giấy tờ của Quý vị để đảm bảo rằng văn bản sao y trước đó chưa bị hết hạn.